Via deze Privacyverklaring willen wij u op de hoogte brengen over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens op onze website: www.groeituin.be (hierna: “Website”). Wij nodigen u uit om deze Privacyverklaring goed door te nemen, want het bevat essentiële informatie over hoe wij uw gegevens verwerken, maar ook over uw rechten en hoe deze uit te oefenen.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Vrije Universiteit Brussel, Pleinlaan 2, 1050 Elsene, KBO 0449.012.406 (hierna: “VUB”).

VUB leeft de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 na, alsook de bepalingen omtrent het versturen van reclame, zoals bepaald in ePrivacyrichtlijn 2002/58/EG van 12 juli 2002 en in artikel XII.12-14 Wetboek Economisch Recht. VUB heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Mocht u vragen hebben omtrent uw privacy en onze verwerking, kunt hier steeds contact mee opnemen op: dpo[at]VUB.be.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? En waarom? En hoe lang?

1. Registratieformulier ‘Lid worden’

Om lid te worden hebben we van jou een naam, voornaam, geboortedatum, mailadres en de gegevens van je ouders nodig.

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om jou te identificeren en te individualiseren, maar ook om jou te kunnen contacteren naar aanleiding van jouw deelname aan de STEM-activiteiten van de groeituin. Indien je zelf nog niet meerderjarig bent, hebben we deze gegevens ook nodig van één van jouw ouders.

We vragen naar de specifieke aandachtspunten van het kind om er zeker van te zijn dat de STEM-activiteiten georganiseerd worden naar ieders kunnen. De coördinatoren en de begeleiders van de groeituin gaan hierover in gesprek met de ouders, zodat de juiste manier van begeleiden wordt gehanteerd.

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) tussen ons, nl. jouw deelname aan de STEM-activiteiten van de groeituin. We verwerken jouw gegevens net zo lang als nodig om de goede opvolging jouw deelname te verzekeren. Daartoe achten we het nodig om jouw gegevens 1 jaar bij te houden. Daarna wordt alles verwijderd. Bij elke herinschrijving zal opnieuw naar deze toestemming gevraagd worden.

2. Inschrijven zomerkamp

Om je te registreren voor het zomerkamp hebben we van jou een naam, voornaam, geboortedatum, mailadres en de gegevens van je ouders nodig. 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om jou te identificeren en te individualiseren, maar ook om jou te kunnen contacteren naar aanleiding van jouw deelname aan het zomerkamp. Indien je zelf nog niet meerderjarig bent, hebben we deze gegevens ook nodig van één van jouw ouders. We vragen naar de specifieke aandachtspunten van het kind om er zeker van te zijn dat de STEM-activiteiten tijdens het zomerkamp georganiseerd worden naar ieders kunnen. De coördinatoren en de begeleiders van de groeituin gaan hierover in gesprek met de ouders, zodat de juiste manier van begeleiden wordt gehanteerd.

We vragen ook naar allergieën aangezien er vieruurtjes worden aangeboden. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) tussen ons, nl. jouw deelname aan het zomerkamp van de groeituin 5.0. 

We verwerken jouw gegevens net zo lang als nodig om de goede opvolging jouw deelname te verzekeren. Daartoe achten we het nodig om jouw gegevens 6 maand bij te houden. Daarna wordt alles verwijderd.

3. Registratie jobstudenten

Om je op te geven als jobstudent hebben we van jou een naam, voornaam, geboortedatum, mailadres en telefoonnummer nodig.

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om jou te identificeren en te individualiseren, maar ook om jou te kunnen contacteren naar aanleiding van jouw deelname aan de aanstellingsprocedure van jobstudenten voor het groeituin 5.0 project.

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) tussen ons, nl. jouw deelname aan de aanstellingsprocedure van jobstudenten voor het groeituin 5.0 project.

We verwerken jouw gegevens net zo lang als nodig om de goede opvolging jouw deelname te verzekeren. Daartoe achten we het nodig om jouw gegevens 1 jaar bij te houden. Daarna wordt alles verwijderd.

4. Beeldmateriaal (foto’s en video’s)

Op onze website: www.groeituin.be en social media kanalen van de Groeituin tonen we ons werk aan de hand van beeldmateriaal, foto’s en video’s. De opnames van dit beeldmateriaal wordt gemaakt tijdens verschillende activiteiten. Bijvoorbeeld tijdens de STEM-activiteiten, bedrijfsbezoeken, het zomerkamp. Het is dus mogelijk dat u als deelnemer van deze activiteiten in beeld komt. Uiteraard gaan we zorgvuldig om met deze foto’s en video’s. We plaatsen geen beeldmateriaal van u die u kunnen beschadigen. We plaatsen ook geen namen bij het beeldmateriaal, tenzij op voorhand gevraagd. Toch vinden we het belangrijk om uw toestemming te vragen voor het gebruik van foto’s en video’s van u. Bij de registratie van de activiteiten (STEM-activiteiten in de groeituin en zomerkamp) vragen wij expliciet naar uw toestemming voor het gebruik van het beeldmateriaal waar u in voorkomt. Uw toestemming geldt alleen voor het beeldmateriaal dat door medewerkers van het groeituin project of in hun opdracht zijn gemaakt.

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) tussen ons, nl. jouw deelname aan de activiteiten van het groeituin 5.0 project. We gebruiken dit beeldmateriaal in de website en social media kanalen. Daartoe achten we het nodig om dit beeldmateriaal 5 jaar bij te houden. En nadien te archiveren.

Verstrekking van gegevens aan derden?

De VUB zal jouw persoonsgegevens niet verhuren, verkopen of voor financieel gewin doorspelen aan derden. 

e VUB kan ook andere derden binnen het groeituin 5.0 project de opdracht geven om taken uit te voeren. In dit geval sluit de VUB een contract met deze derde partij, een zogenaamde ‘verwerkersovereenkomst’, als er persoonsgegevens worden uitgewisseld. In deze overeenkomst wordt dan bepaald dat de partij op een rechtmatige, vertrouwelijke en zorgvuldige manier om zal gaan met de mogelijk verstrekte persoonsgegevens.

Doorgifte is wel mogelijk in geval van reorganisatie van VUB, of de overdracht van het geheel of een deel van activiteiten van VUB. In dergelijk geval doen we er alles aan om jou zo spoedig mogelijk op de hoogte te brengen.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat we jouw gegevens moeten onthullen of doorgeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij zullen alles in het werk stellen om jou hier tijdig over te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Welke rechten heb jij?

Op 25 mei 2018 trad de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG) of General Data Protection Regulation (“GDPR”) in werking – een Europese verordening die individuen verregaande rechten geeft met betrekking tot persoonsgegevens en databescherming. Zo kunnen individuen in voorkomende gevallen, afhankelijk van de juridische grondslag op basis waarvan de VUB deze persoonsgegevens verwerkt, het recht krijgen om:
– na te vragen welke persoonsgegevens van hen worden bijgehouden en, in het geval deze gegevens door een derde partij aan de VUB zijn verstrekt, informatie over de bron van deze gegevens na te vragen;
– te verzoeken data te rectificeren wanneer zij foutief zijn;
– bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn of haar gegevens;
– te weten van het bestaan van mogelijke geautomatiseerde besluitvorming, en, in het geval er op basis hiervan profielen opgesteld worden, de onderliggende logica, het belang en de gevolgen hiervan;
– indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, te vragen ‘vergeten te worden’ door de organisatie die hun persoonsgegevens (heeft) verwerkt;
– te vragen om de gegevens aan andere organisaties over te dragen.

Hoe oefen je jouw rechten uit?

Indien je bezwaar maakt of je vraagt de wissing van jouw gegevens terwijl jouw deelname aan de Groeituin activiteiten nog loopt, is jouw verdere deelname aan deze activiteiten niet meer mogelijk. Voor de uitvoering van jouw rechten of voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy kan je je richten tot de DPO van de VUB, bereikbaar op dpo[at]vub.be. Voor de uitvoering van jouw rechten, stuurt u een kopij van jouw identiteitskaart mee, waarbij enkel jouw naam en foto zichtbaar blijven. Zo kunnen we nagaan of jouw verzoek terecht is.

Mocht je klachten hebben, kan je steeds contact opnemen met de DPO op dpo[at]vub.be. Daarnaast kan je ook een klacht richten aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) op het daarvoor voorziene contactformulier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klachtindienen 

Of door hen te contacteren op: 

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Een klacht bij de GBA laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je een vordering tot schadevergoeding instellen.

Hoe garanderen wij de veilige verwerking van jouw gegevens?

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Jouw gegevens zijn ook enkel raadpleegbaar door een beperkt aantal medewerkers die de toegang absoluut nodig hebben om de vooropgestelde doeleinden te bereiken. In geen geval kan VUB aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Nog vragen?

Zit je nog met vragen, twijfels of opmerkingen omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens? Stel ze ons gerust. Je kan steeds bij onze daartoe aangewezen contactpersoon terecht: communicatie[at]groeituin.be

Of bij onze DPO op dpo[at]vub.